Kontakt: 44 724 21 27 w. 100, 333, 432, 433, 336
e-mail: sekretariat@powiat-tomaszowski.pl, techniczny@powiat-tomaszowski.pl
Naczelnik: Anna Przybyłek
Wydział realizuje zadania z zakresu:
- administrowania nieruchomościami starostwa oraz zabezpieczenia jego mienia;
- ubezpieczenia mienia powiatu;
- zabezpieczenia w starostwie porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
- prowadzenia spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym;
- nadzoru nad zabezpieczeniem sprawności urządzeń i wyposażenia starostwa;
- prowadzenia spraw związanych z konserwacją, naprawami w starostwie;
- prowadzenia całokształtu spraw dotyczących pieczęci i tablic urzędowych;
- gospodarowania drukami i formularzami ścisłego zarachowania;
- gospodarowania taborem samochodowym;
- zabezpieczenia łączności telefonicznej, telefaksowej i alarmowej;
- dokonywania prenumeraty prasy i innych wydawnictw, prowadzenia księgozbioru, znakowania go i wydawania do użytku;
- utrzymania czystości wokół budynków oraz w pomieszczeniach biurowych;
- obsługi urządzeń kopiujących;
- logistycznej obsługi uroczystości okolicznościowych, spotkań i narad;
- zabezpieczenia informacji wizualnej w starostwie;
- gospodarowania, znakowania i prowadzenia ewidencji ilościowej środków trwałych i wyposażenia starostwa;
- prowadzenia księgi pomocniczej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;
- dokonywania wyceny oraz ustalania różnic inwentaryzacyjnych rzeczowych składników majątku trwałego;
- planowania i realizacji wydatków związanych z obsługą techniczno - administracyjną starostwa;
- zawierania umów dzierżawy, najmu, użyczenia składników mienia ruchomego powiatu i prowadzenia ich rejestru;
- sprawozdawczości w zakresie korzystania ze środowiska i gospodarki odpadami;
- obsługi centrali telefonicznej;
- ewidencji korespondencji wpływającej i wychodzącej ze Starostwa;
- nadawania i odbioru przesyłek wpływających do Starostwa;
- prowadzenia spraw związanych z obsługą pracy starosty, wicestarosty oraz członków zarządu powiatu;
- prowadzenia sekretariatu, kancelarii starostwa i punktu informacji;
- prowadzenia książki kontroli zewnętrznych.
2. W ramach Wydziału działa Archiwum Zakładowe, które realizuje zadania z zakresu:
- przejmowania dokumentacji:
a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,
c) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,
d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD; - przechowywania i zabezpieczania zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
- przeprowadzania skontrum dokumentacji;
- porządkowania przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
- udostępniania przechowywanej dokumentacji:
- wycofywania dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;
- przeprowadzania kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów;
- inicjowania brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;
- przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;
- sporządzania rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
- doradzania komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w systemie tradycyjnym.
